E-rēķini
E-rēķini no 2028. gada: kas jāzina uzņēmumam
No 2028. gada 1. janvāra visiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem rēķini citiem uzņēmumiem būs jāizraksta kā strukturēti e-rēķini un to dati jānodod Valsts ieņēmumu dienestam. Šķiet tālu? Patiesībā tas ir pēdējais brīdis sākt gatavoties — īpaši, ja rēķinus šobrīd veidojat Excel, Word vai e-veikalā kā PDF.
Kas ir e-rēķins?
E-rēķins nav PDF fails e-pastā. Tas ir strukturēts elektronisks dokuments (parasti XML), kuru otra puse var automātiski nolasīt un ielādēt savā grāmatvedības sistēmā bez pārrakstīšanas. Latvijā e-rēķinam jāatbilst Eiropas standartam LVS EN 16931-1:2017.
Vienkārši sakot: PDF ir paredzēts cilvēkam, e-rēķins — datoram.
Kas un kad mainās?
| Kopš | Kas jādara |
|---|---|
| 2025. gada 1. janvāra | Rēķini budžeta iestādēm jāizraksta kā e-rēķini. |
| 2026. gada 1. janvāra | E-rēķinu dati norēķinos ar publisko sektoru jānodod VID. Uzņēmumi var brīvprātīgi sākt nodot VID arī savstarpējo (B2B) e-rēķinu datus. |
| 2028. gada 1. janvāra | E-rēķini kļūst obligāti visos uzņēmumu savstarpējos norēķinos (B2B), un to dati jānodod VID. |
Sākotnēji B2B e-rēķinu obligātums bija paredzēts no 2026. gada, taču 2025. gada jūnijā Saeima to pārcēla uz 2028. gadu. Prasība attiecas uz rēķiniem uzņēmumiem — rēķinam privātpersonai, kas nav saimnieciskās darbības veicēja, joprojām var būt PDF vai cits saskaņots formāts.
Kā e-rēķini tiek nosūtīti?
Likums nenosaka vienu centralizētu sistēmu. Uzņēmums pats izvēlas, kā sūtīt un saņemt e-rēķinus:
- E-rēķinu pakalpojumu sniedzējs (operators) — VID publicē šo sniedzēju sarakstu.
- Oficiālā e-adrese — jāizmanto norēķinos ar publisko sektoru.
- Tieša integrācija — jūsu sistēma pati sagatavo e-rēķinu un nodod to tālāk, arī VID.
E-pastu var izmantot kā transporta kanālu, taču Finanšu ministrija neiesaka to kā galveno — drošības un krāpniecības risku dēļ.
Kuriem uzņēmumiem būs visvairāk darba?
Ja rēķinus jau izrakstāt mūsdienīgā grāmatvedības programmā, visticamāk, pietiks ar atjauninājumu un pareizu iestatījumu. Vairāk darba būs, ja:
- rēķinus veidojat Excel vai Word pēc parauga;
- rēķinus izraksta e-veikals, CRM vai cita jūsu sistēma, nevis grāmatvedība;
- jums ir pielāgota programmatūra, kas ģenerē rēķinus PDF formātā;
- rēķinus saņemat daudz un tos šobrīd pārraksta ar rokām.
Kā sagatavoties: 5 soļi
- Saskaitiet, kur rodas rēķini. Grāmatvedība, e-veikals, CRM, Excel — katram avotam vajadzēs risinājumu.
- Pārbaudiet savu programmu. Pajautājiet grāmatvedības programmas vai e-veikala platformas piegādātājam, vai tā atbalsta e-rēķinus pēc LVS EN 16931.
- Izvēlieties kanālu. Operators, e-adrese vai tieša integrācija — atkarībā no rēķinu apjoma un sistēmām.
- Sakārtojiet datus. E-rēķinam vajadzīgi precīzi rekvizīti, PVN numuri un preču vai pakalpojumu dati — kļūdainus datus sistēma neļaus nosūtīt.
- Sāciet brīvprātīgi jau tagad. No 2026. gada var sākt sūtīt e-rēķinus brīvprātīgi. Tā kļūdas atklāsies bez steigas, nevis 2027. gada decembrī.
E-rēķini nav tikai pienākums
Strukturēti rēķini nozīmē, ka arī ienākošos rēķinus vairs nevajadzēs pārrakstīt: tos var automātiski ielādēt grāmatvedībā, salīdzināt ar pasūtījumiem un maksājumiem. Uzņēmumiem, kas saņem daudz rēķinu, tas ietaupa stundas katru mēnesi. VID plāno e-rēķinu datus izmantot arī PVN deklarācijas pielikumu iepriekšējai aizpildīšanai.
Kā mēs varam palīdzēt
Ja rēķini rodas jūsu e-veikalā, CRM vai pielāgotā sistēmā, mēs varam to savienot ar e-rēķinu apriti: sagatavot rēķinus pareizā formātā, nodot tos pakalpojumu sniedzējam vai VID un automātiski apstrādāt ienākošos rēķinus. Vairāk par sistēmu integrācijām vai piesakieties bezmaksas konsultācijai.
Raksts sagatavots, balstoties uz Finanšu ministrijas un Saeimas publicēto informāciju. Pirms lēmumu pieņemšanas iesakām pārbaudīt aktuālo informāciju Finanšu ministrijas lapā un konsultēties ar savu grāmatvedi.
